circle-sculpture social intranet s

Social Intranet 5 TIPS voor succes!

19 augustus 2016

Sociaal Intranet algemeen

Steeds meer bedrijven besluiten de nieuwe “social” technieken te omarmen en kiezen voor een Sociaal Intranet. Een sociaal intranet is in tegenstelling tot de oude statische intranet applicaties in staat met behulp van de ontwikkelde social technieken realtime, op iedere locatie  via internet in contact te zijn met elkaar. Dit contact moet je niet langer zien als het eenzijdig wegzetten van informatie dat gelezen kan worden, maar als de digitale werkplek, in het verlengde van de bekende social media applicaties als Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+, Pinterest, WhatsApp, Instagram en anderen. Interactief in gesprek zijn met elkaar en informatie delen.

Vanuit de techniek is het mogelijk deze “social” ontwikkelingen, die we als de standaard zijn gaan beschouwen, in te zetten en toe te passen. Zo kan de afdeling HRM de LinkedIn structuren toepassen als vervanging en uitbreiding van het oude smoelenboek, kunnen we net als bij Whatsapp en Skype naast mailen ook berichten sturen, chatten of middels video conferencing vergaderen. Door middel van Interesse groepen kunnen we die berichten delen met daadwerkelijk geïnteresseerden of juist mensen of publicaties volgen die we interessant vinden. Ook het ontvangen van reacties naar aanleiding van een publicatie, een blog of andere informatie of het reageren op een uitgezette pol behoort tot de standaard mogelijkheden. Ga in gesprek, maak gebruik van de interactie en sluit aan bij de huidige digitale werkelijkheid. Minder vergaderen en minder mail leidt naast beter geïnformeerde medewerkers ook tot een meer efficiënte werkwijze en tot grotere betrokkenheid. Verkoop successen delen, nieuwe projecten die starten, of actief zoeken in de persoonlijke profielen naar aanwezige kennis en ervaring voor de juiste samenstellingen van een projectteam.

Ondanks de mooie ingrediënten en beschikbare social techniek zie je vaak dat een implementatie van een dergelijk communicatie platform niet altijd succesvol is. Hieronder een vijftal TIPS om het wel tot een succes te maken.

TIP 1:  Begin met een Businesscase

Het kost tijd en geld om een dergelijk Social Intranet platform op te zetten. Erg belangrijk dus om van te voren vast te stellen wat het nieuwe Social Intranet moet opleveren. Hieronder enkele voorbeelden van mogelijke doelstellingen:

  • Minder benodigde tijd voor lezen email
  • Grotere organisatie betrokkenheid
  • Begeleiden van een fusie met als doel cultuurverandering
  • Delen van kennis met als gevolg toename omzet (bv in verkoop organisaties)
  • Toename inzicht medewerkerstevredenheid (wat vindt/denkt een medewerker)

Zorg er voor dat de doelstelling SMART gemaakt worden en dat er een meting voor en na de invoer van het social project plaats vindt.

TIP 2: Betrokkenheid leiding/directie

Laat het geen project van de afdeling Communicatie zijn. Zorg er voor dat er draagvlak is vanuit de leiding/directie. Zoek binnen het team leidinggevenden een sponsor die het voordeel en nut inziet en pro-actief het platform zal gaan gebruiken en daarmee onbewust promoten. Bij voorkeur is deze leidinggevende eind verantwoordelijk voor het succes van de invoer van een sociaal intranet.

TIP 3: Begin eenvoudig

Geef mensen de tijd te wennen aan het nieuwe platform. Start niet direct met de meest ingewikkelde functionaliteit. Het houden van een maandelijkse pol (onderzoek middels korte vraag) het inzicht geven van persoonlijke profielen na een fusie of het starten van een mini-blog met een fun karakter (maak een FUN groep aan, bv “Bedrijfsuitje 2016” en laat mensen de leukste foto’s en momenten delen door het plaatsen van een foto met korte beschrijving.

TIP 4: Zorg voor betrokkenheid en draagvlak van de gebruikers.

Laat zien waar je mee bezig bent. Start een wedstrijd voor een naam voor het platform. Ga op zoek naar ambassadeurs en maak afspraken over het gebruik en de toepassing. Dwing mensen via het platform in te loggen en laat hen niet de keus het wel of niet te gebruiken. Het platform automatisch laten openen/opstarten na opstarten werkcomputer dwingt mensen te gaan ervaren hoe leuk en attractief het platform is. Informatie alleen nog verstrekken via het platform en niet ook nog eens via mail of andere methodes. Geef mensen het gevoel dat ze echt iets missen als ze er geen gebruik van maken.

TIP 5: Integreer bestaande online applicaties zoals een document managementsysteem in het nieuwe social Intranet.

Laat bestaande applicaties vanuit het social intranet benaderen. Integreer bij voorkeur de inlogcodes, zodat ze slechts eenmaal hoeven in te loggen. Digitale leeromgevingen, management informatie tools, document management systemen, handleidingen en standaard formulieren, telefoongids, handig en veel gebruikte links etc. Zorg er voor dat je sociaal intranet platform je digitale werkplek wordt die altijd en overal via internet te benaderen is. Op alle mogelijke devices. Mobiel, tablet, laptop en desktop! Niet langer afhankelijk zijn van tijdstip en locatie om te informeren of geïnformeerd te worden. We zijn allemaal al lang gewend aan deze 24/7 bereikbaarheid, maar ervaren nog vaak de beperkingen van onze zakelijke omgevingen.

Op weg naar een succesvol sociaal intranet! Laat je informeren. Of je nu gaat voor een standaard opzet tegen geringe kosten vanuit de Cloud of een complexe op maat gemaakte omgeving gehost op je eigen netwerkomgeving. Met Share2Gether als uitgangspunt komt een sociaal intranet snel dichterbij. Pro-Online begeleid en ondersteunt.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van een sociaal intranet? Laat je gegevens achter en wij nemen contact met je op.

 
BEL MIJ TERUG