Intranet Software selectie

Intranet software selectie. Welk software pakket sluit aan bij de gestelde doelen en wensen. Welke functionaliteit is beschikbaar en draagt bij aan een effectief sociaal intranet. Afhankelijk van de grootte van een organisatie, de manier waarop het intranet binnen het bedrijf ingezet gaat worden en de gestelde eisen op het gebied van veiligheid en betrouwbaarheid en het beschikbare budget zal een passende applicatie of software pakket gekozen moeten worden.

Intranet software selectie – Software as a Service (SAAS) of juist niet?

Steeds vaker wordt software aangeboden in abonnement vorm. Je bent geen directe eigenaar van de software, maar je gebruikt de applicatie tegen een vaste, overeengekomen vergoeding. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over beveiliging van de data, back-ups van de software en data en de performance van de applicatie. Voordeel hiervan is dat het altijd duidelijk is waar verantwoordelijkheid voor problemen ligt. Ook is het een voordeel dat je zelf niet hoeft te beschikken over hardware om de software op te draaien. En ook is er geen onderhoud nodig. Wel vraagt het om goede afspraken met betrekking tot veiligheid van data. Immers je wil wel zeker zijn dat je data veilig is. Echter in veel gevallen is data bij dergelijke SAAS bedrijven veiliger dan menig software in eigen beheer.

Intranet software selectie – Standaard software of software op maat?

Hoeveel specifieke wensen en eisen stel je aan de inrichting en lay-out van je intranet applicatie? Wat wil je bereiken?

Je kan met een standaard set-up al een goede interne communicatie opzetten. Inzicht in profielen, je verbeterde ‘smoelenboek’ interactie, werken in groepen, altijd en overal beschikbaar. Zowel mobiel als desktop, maar zodra je specifieke wensen hebt met betrekking tot de lay-out, specifieke wensen met betrekking tot integrale inlog mogelijkheid, integratie met diverse andere softwarepakketten, dan is maatwerk wel aan te bevelen. Belangrijk is om duidelijke doelen te bepalen. Wat wil je bereiken met je nieuwe intranet, op korte en lange termijn.

Een andere afhankelijkheid hierin is het beschikbare budget. Standaard software vraagt niet om een uitgebreide ontwikkel periode en ook de implementatie is veel eenvoudiger. Minder keuzes te maken, beperktere mogelijkheden. De kosten die daarmee gepaard gaan zijn dan ook navenant. Je hebt al voor € 1 tot € 3 euro per gebruiker per maand pakketten die als standaard SAAS software een sociaal intranet beschikbaar stellen. Vaak mat de mogelijkheid om je eigen ‘look en feel’ toe te passen voor wat betreft huisstijl.

Naast Share2Gether zijn er een aantal pakketten die een standaard set-up aanbieden. Enkele hierbij te noemen: Yammer, Jive, Plek en Mett. Daarnaast zijn veel ontwikkelaars in staat een applicatie te ontwikkelen. Als Pro-Online zijn we er van overtuigd dat de software niet het verschil maakt, maar een goede begeleiding en implementatie. Daarin maak je het verschil van een passief intranet naar een echt digitale werkplek, waar interactie plaats vindt tussen collega’s, management en directie. Een communicatie platform, waar mensen graag online werken.

Intranet software selectie – Programma van eisen samenstellen

Voordat definitief kan worden overgegaan tot aanschaf van software dient eerst een programma van eisen te worden samengesteld. Hierin staat beschreven welke technische mogelijkheden en functionaliteit aanwezig dienen te zijn bij het opleveren van het intranet. Waartoe moet het pakket in staat zijn. Hoe dient er ingelogd te worden? Moet er zoekfunctionaliteit aanwezig zijn, met welke andere software pakketten moet gekoppeld kunnen worden? Welke type documenten moeten opgeslagen kunnen worden en ga zo maar door. Maar ook hosting op eigen server of in de cloud. Hoe is beheer en onderhoud geregeld? Toegang op mobiel of niet. Externe mensen krijgen wel/geen toegang etc. Afhankelijk van de eisen die gesteld worden kan dit een eenvoudig of zeer uitgebreid document zijn.Vergeet niet toekomstige wensen en eisen ook mee te nemen in je programma van eisen.

Intranet software selectie – Technisch ontwerp

Een verbijzondering is het technisch ontwerp. Afhankelijk van de complexiteit van het intranet en de gestelde eisen, kan het goed zijn dit in een grotere mate van technisch detail vast te leggen. Hoe moet iets werken en op welke manier wordt dit gerealiseerd. welke techniek wordt hiervoor aangewend.

Denk van te voren goed na over de wensen en eisen voor nu en ontwikkelingen in de toekomst, dat voorkomt dat je tijdens de bouw of implementatie of in een later stadium voor verrassingen komt te staan.

CONTACT BEL MIJ TERUG