Inrichting intranet

Bij de inrichting van je intranet moet je je de vragen stellen: Welke functionaliteit wil je gebruiken. Hoe bewaar je het overzicht. Wat moet prominent aanwezig en wat kan meer naar de achtergrond. Hoe open mag er gecommuniceerd worden en wie mag wat zien. Welke andere applicaties moeten ontsloten worden via het communicatie platform? Wie is regievoerder en/of beheerder? Aansluiten bij eerder gestelde doelen en een tijdpad maken voor de inrichting intranet en het beheer.

Inrichting intranet – Hoofdcategorieën

Vanuit onderzoek door Brian Lamb (Customer Carewords) weten we dat we de taken (onderdelen) van een intranet kunnen onderverdelen in 5 hoofdcategorieën.

De 5 hoofd categorieën van taken zijn:
• Over mij
• Collega’s vinden en samenwerken
• Nieuws
• Over de organisatie
• Vakinhoudelijke- of kerntaken

Inrichting intranet – Over mij

Op een intranet is het belangrijk om de dingen die betrekking hebben met persoonlijke dienstbetrekking zoals roosters, vrije dagen, vakantie-aanvragen, loonstrook bekijken, declaraties indienen, persoonlijk dossier, opleiding volgen etc. een prominente plaats te geven. Deze categorie zorgt er voor dat mensen frequent het intranet bezoeken en actief gebruik gaan maken van het sociaal intranet. Erg belangrijk voor de inrichting van je sociaal intranet.

Inrichting intranet – Collega’s vinden en samenwerken

Van oudsher wordt het intranet gebruikt als smoelenboek. Tot op de dag van vandaag is een persoonlijk profiel een belangrijk onderdeel van de meeste sociaal intranet omgevingen. Zie ook Intranet onderzoek 2016. Personen en hun contactgegevens vinden is belangrijk en kan sterk bijdragen aan effectiviteit van een intranet. Voorbeelden van taken die in deze categorie zijn: telefoonboek of ‘smoelenboek’ om personen op te zoeken op basis van zijn functie of expertise (als je geen naam weet). Dit laatste (zoeken op expertise in plaats van op naam) was een heel belangrijke taak bij veel organisaties. Als de collega die je zoekt eenmaal gevonden is, worden samenwerkingstaken belangrijk. Daarvoor zijn de samenwerkingstools die intranet aanbiedt; zoals blogs, online discussies voeren of posts. Mag dus niet ontbreken bij de inrichting van je intranet.

Inrichting intranet – Nieuws

Intern en extern nieuws over de activiteiten van de organisatie. Denk aan nieuwsberichten, evenementen, bijeenkomsten die worden georganiseerd en nieuws van externe nieuwsbronnen. Ook deze categorie is erg belangrijk, volgens de resultaten van alle toptaak onderzoeken. Iets wat je niet wilt missen. Leidt dus tot frequent bezoek.

Inrichting intranet – Over de organisatie

Deze taken zijn gerelateerd aan de organisatie waar je werkt. Strategieën, visie, missie, feiten en cijfers over de organisatie zijn hier te vinden. Deze taken kennen we vaak al uit de voorgaande intranet omgevingen. Belangrijk om vanuit de leiding van de organisatie de uitgangspunten en leidraden goed en duidelijk weer te geven.

Inrichting intranet – Vakinhoudelijke- of kerntaken

De vergelijking van toptaken van de 55 organisaties laat zien dat er een grote set belangrijke taken overblijft, Taken die gaan over de ‘producten’ of dienstverlening van de organisatie. “Dit zijn de taken die gaan over de ‘core business’ van je organisatie. Voor een zorgorganisatie waren dat de bijvoorbeeld de onderwerpen patiëntveiligheid en behandelprotocollen”, aldus Lamb. In dit taken gebied zijn dan ook kwaliteit handboeken te vinden, handleidingen, instructies en dergelijke.

Met het benoemen van de 5 hoofdcategorieën ben je  er dus nog niet. Voor iedere organisatie zal de invulling van de categorieën weer anders zijn. Belangrijk dus om uit te zoeken en navraag te doen bij de gebruikers.

Inrichting intranet – Projectgroep en ondersteuning

Loop en kijk met gebruikers mee. Ervaar hun gemak en ongemak. Houdt ook rekening met het samenstellen van de projectgroep met de juiste afspiegeling van de gebruikersgroep. Hierbij is betrokkenheid vanuit het management en directie essentieel voor succes. Zijn er verschillende gebruikersgroepen te onderscheiden? Maar persona’s en beschrijf duidelijk de behoeftes en wensen van de beschreven persona’s.

Pro-Online kan ondersteuning bieden bij de verschillende fases van de inrichting van je intranet.

CONTACT BEL MIJ TERUG