Opzetten businesscase

Sociaal intranet businesscase

Een nieuw intranet kost tijd en geld. Belangrijk dus om te weten wat een nieuw intranet je moet gaan opleveren om de juiste afweging te maken. Om dit goed in beeld te krijgen is het verstandig om eerst een duidelijke businesscase op te stellen en doelen die je wilt bereiken helder te formuleren.

Bij de eerste fase, de oriëntatie en behoefte bepaling van een intranet zijn een aantal criteria naar voren gekomen die ofwel invloed hebben op een intranet, danwel nu niet goed geregeld zijn.

Om een succesvol en effectief sociaal intranet op te zetten moet je van te voren in kaart brengen wat de voordelen zijn die je denkt te gaan halen bij de inzet van een (nieuw) intranet. Immers waarom zou een directie geld uittrekken voor iets waarvan niet duidelijk is wat het oplevert? De uitdaging: breng kosten en opbrengsten helder in beeld middels een businesscase.

Externe aanleidingen

Geef mensen een stem. Neem ze serieus. Als gevolg van externe ontwikkelingen op het gebied van social media en de toepassingen daarvan zijn medewerkers gewend aan werken in ‘social’ groepen en hierin actief te participeren. Waarom dan niet binnen een bedrijf mensen laten aansluiten bij hun beleving. Mensen zijn flexibel en werken steeds meer mobiel.

Een regionale markt is ingeruild voor een  Global’ markt. Concurrenten liggen op de loer. Technische ontwikkelingen gaan steeds sneller. Belangrijk dus om deze ontwikkelingen bij te blijven. Door het menselijk kapitaal serieus te nemen en ze met ideeën en reacties op ideeën te laten komen neem je ze niet alleen serieus, maar maak je ook maximaal gebruik van hun kennis en expertise. Resultaat een snellere ‘time to market’.

Interne aanleidingen

De meest voorkomende reden voor het opzetten van een sociaal intranet is verouderde software. Techniek werkt niet meer lekker, voelt verouderd, beschikt niet over nieuwe technologische mogelijkheden, is niet geschikt voor mobiel.

Daarnaast worden steeds vaker effectieve software pakketten gebruikt die een versnippert beeld geven van de in gebruik genomen software en de synergie er tussen. Koppelen van deze pakketten en op basis van profiel verschaffen van toegang en autorisatie levert bij verouderde software vaak problemen op.

Thuis werken is bij veel bedrijven steeds meer gemeen goed geworden. Lastig als je daarbij geen toegang hebt (via je smartphone) tot benodigde kennis en bedrijfsontwikkelingen. Een modern sociaal intranet ontsluit de benodigde kennis snel en effectief.

Werken in groepen, gedoseerd belast worden met de gewenste bedrijfsinformatie. Door social groepen in te stellen, dit kan zijn functioneel vb HRM of Finance, maar ook vak(product)groepen zoals bv in een ziekenhuis Chirurgie, Laboratorium, Interne etc. De juiste mensen de gewenste informatie op maat geven. Doseren.

Door het instellen van persoonsprofielen kan net als bij LinkedIn snel en effectief gezocht worden naar gewenste kennis en ervaring. Wie gaat deelnemen in die ene interdisciplinaire werkgroep? Via een sociaal intranet afscheid nemen van de aloude smoelenboeken, maar deze omzetten naar goede en duidelijke functieprofielen. Leer je collega’s echt kennen.

Minder vaak wordt productiviteit verbetering als reden voor een nieuw intranet aangevoerd. Ten onrechte! Al in 2012 is door bureau Mc Kinsey aangetoond dat door het inzetten van een social intranet tot 25,5 % effectiever gewerkt kan worden. Minder zoektijd, minder mail, sneller beschikken over kennis.

Genoeg aanleidingen om te komen tot een heldere businesscase! Wij ondersteunen bij het goed in beeld brengen

Contact BEL MIJ TERUG