woman hand pressing social media icon

Gedoe of gemak van intranet?

10 mei 2017

Ervaar je het gemak van je intranet, of is je intranet voor jou juist alleen maar een boel gedoe?

Is je intranet verworden tot een samenraapsel van informatie? Hoe breng je er weer lijn in? Brengt het intranet je voordelen, of juist vooral nadelen bij het samenwerken? Laten mensen het intranet links liggen en wordt het niet gebruikt?Krijg je er voldoende resultaat uit? Dit artikel geeft een aantal tips en overzicht hoe je intranet meer voordeel en gemak uit het intranet kan halen.

Er is veel nieuwe software die je moet bijhouden

Nieuwe software komt op of verandert continue, denk maar eens aan Google Calender, LinkedIn (vernieuwd) en Slack. Het intranet hoort daarbij. Een fijne digitale werkplek die je helpt je taken gebruiksvriendelijk op te lossen is daarbij essentieel voor de productiviteit. Heeft het intranet helemaal geen connectiviteit met deze tools, dat is dan een duidelijk signaal dat je intranet verouderd is.

Bij een verouderd Intranet dat niet meer aan de behoefte voldoet, gaan mensen er om heen werken. Dan gebruiken ze andere tools, zoals Slack, LinkedIn of Facebook for Work. Juist het werken in een digitale werkplek, delen van informatie met collega’s levert productiviteitsvoordelen op.  Verder werkt het ook nog eens prettig samen.

Intranet mobiel geschikt maken en checken

Een andere ontwikkeling is dat mensen heel flexibel zijn en juist veel op hun mobiel bezig zijn.

Mensen staan in de file, werken vanuit huis of zijn onderweg en lezen dan hun afspraken en e-mails. Wanneer mensen op pad zijn, willen ze hun mobiel gebruiken voor het lezen van relevante berichten. Wist je dat veel e-mails op de mobiel worden gelezen en dan vooral onderweg? Heb je al eens getest of je intranet goed en gebruiksvriendelijk toont op je mobiele telefoon?

(Doe dan hier de mobiele intranet test).

Richt je tijd beter in met focus

Als je veel tijd kwijt bent aan verschillende taken rondom het intranet, is het goed om te kijken of de echte basics goed zijn ingericht. Weet je wat je meest voorkomende taken zijn op het intranet?  Zo richt je je op de meeste gebruikte onderdelen, waardoor je informatie meer relevantie krijgt.

Uit het gehouden Intranet onderzoek in december 2016 is een duidelijke opsomming van taken op het intranet naar voren gebracht. Hier een overzicht van de top 5:

  1. Het vinden van collega’s via een smoelenboek
  2. Lezen over komend/afgelopen evenement
  3. Interne product informatie zoeken
  4. HR informatie zoeken
  5. Nalezen van het bedrijfsbeleid

Dat betekent dat je hier op kan focussen, om meer resultaat te halen met het intranet qua content en aandacht.

Extra Tip: Hoe krijg ik iedereen zijn profiel netjes op ons intranet?

Het smoelenboek is de meest gebruikte functie van het intranet, maar vaak staat deze er niet mooi bij. De profielen zijn half ingevuld en incompleet, en vaak ontbreekt een goede foto. Dit terwijl collega’s juist hierop zoeken. Hoe kun je dat nu oplossen? Een aantal tips.

Een fotograaf periodiek laten langskomen

Laat eens een goede fotograaf langskomen die standaard langskomt, bijvoorbeeld eens per kwartaal op afspraak. Een goede foto kan ook hergebruikt worden op het persoonlijk LinkedIn profiel. Verder kun je ook op de achtergrond het bedrijfslogo erachter hanteren, en verder de uitstraling van de styling verbeteren.

Tenslotte kun je dan de foto’s hergebruiken voor de externe website in het geval bij account/sales personeel.  Fijn als iedereen er netjes opstaat, nietwaar?

In dienst van nieuwe medewerkers standaardiseren

Een andere optie is, bij het indienst treden van een nieuwe medewerker, bij de receptie standaard, een fotocamera opstelling te hebben. Waardoor het toevoegen van de medewerker een stuk makkelijker gaat. Want op de eerste dag kan mooi een kiekje gemaakt worden bij de receptie. Later kan de medewerker zijn profiel zelf verder aanvullen.

Verplichten of juist niet?

Verder wat goed werkt is om het verplicht te maken bij de eerste week in dienst. (bijvoorbeeld bij de checklist nieuwe medewerker). Het nadeel is wel, dat je allerlei verschillende stijlen foto’s krijgt. Aan de andere kant is het voordeel dat je veel persoonlijkere foto’s krijgt, waardoor de uitstraling op het intranet veel echter wordt.

Verder kan je ook de manager aanspreken op zijn personeel, wellicht via Human Resources. Laat het dan controleren bij HR, en maak het management verantwoordelijk vanuit hun functie. Dat is soms lastig, maar als het de verantwoordelijkheid wordt van de manager, dan gaat het vaak een stuk sneller.

Persoonlijk profiel op 95%?

Tenslotte, doe net als Linkedin, en maak een 90%, 95% profiel score balk voor ‘ingevulde velden’. Als je systeem dat toelaat, werkt dat prima. Mensen willen graag hun profiel helemaal vol invullen. Zo hoef je er niet meer naar om te kijken. Verder kun je dit later gebruiken om te checken, hoeveel % van de profielen helemaal goed zijn.

Behalve het verbeteren van je ‘smoelenboek’, zijn er nog andere verbeteringen die je kan doorvoeren.

Schoon je structuur op

Organisaties veranderen. Zijn de bedrijfsstructuren nog wel goed ingericht op je intranet. Verminder het aantal afdelingen waar mogelijk.

Archiveer en ruim oude content op

Ruim eens het intranet op, met verwijderen van de minst bezochte pagina’s. Pagina’s die ouder zijn dan 5 jaar mogelijk wellicht gelijk weg. Dat scheelt al een boel.  Maak een lijst met de top 100 meest bezochte pagina’s, en de rest kun je wellicht schrappen. Zo ruim je oude stofnesten op, in je intranet.

Maak een lijst met verantwoordelijken per onderdeel van het intranet

Niets werkt zo goed, als vermelden waar precies de verantwoordelijkheid ligt. Als je per onderdeel van het intranet aangeeft wie daarvoor verantwoordelijk is, (gebruik namen om het wat scherper aan te zetten) dan zul je zien, dat er meer interesse is om de onderdelen te verbeteren.

Dus PZ voor de HR informatie, communicatie voor de event informatie, hoofd sales voor commerciële zaken etc

Werk met gestructureerde tools

Een prettig intranet maakt het ook makkelijk om het goed te onderhouden, en een goed overzicht te hebben wat er actief is en wat niet. Zien van actuele pagina’s, en de verouderde weghalen gaat dan een stuk makkelijker.

Op deze manier haal je meer resultaat uit je intranet. Waardoor het juist meer gemak dan gedoe wordt.

Napraten of eens van gedachten wisselen met gelijkgestemden? Heb je zelf tips om uit te wisselen? Neem eens vrijblijvend contact op.