sociaal intranet - Business Case

Sociaal Intranet – Wel succesvol? Stel een Business Case op!

29 april 2018

Sociaal Intranet –

Social media is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. We maken deel uit van diverse (sociaal) netwerken. Je netwerk is vaak ook de kracht van succes.

Een nieuw intranet kost tijd en geld. Belangrijk dus om te weten wat een nieuw intranet je moet gaan opleveren om de juiste afweging te maken. Om dit goed in beeld te krijgen is het verstandig om eerst een duidelijke businesscase op te stellen en doelen die je wilt bereiken helder te formuleren.

Wanneer de effecten van een sociaal intranet niet opgesteld en gemeten worden, ontstaat het risico dat het intranet niet aan de organisatie bijdraagt. Evenmin aan de wensen van medewerkers en het management. Dat in kaart brengen doet dus iedereen wel, zou je zeggen? Niets is minder waar. Tussen de 50% en 70% van alle sociale intranetten zijn verliesgevend, doordat er

  1. geen business case is opgesteld en
  2. geen rekening is gehouden met (gebruikers) adoptie.

TUSSEN DE 50 % EN 70 % VAN ALLE SOCIAAL INTRANET OMGEVINGEN ZIJN VERLIESGEVEND!

Sociaal Intranet – Kosten en baten

Onderzoek toont aan dat 80% van alle organisaties geen meetbare (harde) indicatoren voor hun sociaal intranet hebben opgesteld. Het doel ontbreekt, kosten en baten zijn niet gespecificeerd, evenals de risico’s die niet in kaart worden gebracht. Het project gaat dan ook van start zonder duidelijk doel.

DE KOSTEN VAN INFORMATIE
Aangezien veel organisaties niet weten wat de werkelijke kosten en baten van interne “informatie” zijn, is het lastig een business case op te stellen. Social Business goeroe Oscar Berg maakt de kosten van informatie inzichtelijk, wat helpt bij het opstellen van de business case. Wij vatten het samen. Een eenvoudig manier om de kosten van informatie te berekenen, is het opsommen van alle activiteiten die nodig zijn om deze informatie beschikbaar te stellen. Hieronder verstaan we zowel de content creatie, content opslaan, content beheer en de tijd die nodig is om deze content te vinden. Om het simpel te houden gaan we er vanuit dat de content waarde toevoegt, zodra men de informatie heeft gevonden. Wanneer de waarde / kosten groter is dan 1, heeft de organisatie twee uitdagingen

  1. de informatie is niet eenvoudig opgeslagen in een item (blog, document, en dergelijke)
  2. de informatie is niet eenvoudig te vinden en consumeren (niet makkelijk te interpreteren)

Hoe lager de kosten zijn, des te meer informatie er verstrekt kan worden. Om deze kosten zo laag mogelijk te krijgen, bieden informatie technologieën (waaronder sociale intranetten) uitkomst.

In veel bestaande organisaties ligt de grens van informatieopslag op een niveau waarop medewerkers de hoeveelheid content niet meer kunnen verwerken. Vaak wordt weinig gebruikte content verwijderd om overzicht te houden. Hiervoor gebruikt men de “content gebruiksratio” en gaat waardevolle informatie verloren. Veel organisaties zien geen problemen in de eerste uitdaging. Zij zijn niet op de hoogte van hoeveel waardevolle informatie enkel in e-mailboxen of op andere online communities rondzwerft zonder gevonden te worden. Bestaande tools zijn niet krachtig genoeg om dit te doorzoeken. Studies tonen aan dat kenniswerkers 15% tot 35% van hun tijd kwijt zijn aan het zoeken van informatie. Met tot gevolg dat in 15% van de gevallen bestaande content gedupliceerd wordt. Slechts 50% van de zoekopdrachten geeft meteen een bevredigend resultaat. De andere helft dus niet! Vermenigvuldig deze percentages met de salarissen en je ziet hoeveel je kan besparen. Nog even afgezien van alle dubbele werkzaamheden, vertraging, niet geoptimaliseerde klantenservice, minder gefundeerde besluitvorming en emotionele factoren (bijvoorbeeld frustratie en de uitwerking hiervan)

Sociaal Intranet – Wat levert een sociaal intranet je op?

Ondanks dat elke bedrijfssituatie anders is, is het nuttig te weten wat een sociaal intranet gemiddeld genomen oplevert. Zo voorkom je dat er irreële doelstellingen worden opgesteld.

8% TIJDBESPARING OP HET BEANTWOORDEN EN LEZEN VAN E-MAIL

Naast dat een sociaal intranet ontwikkeld wordt vanuit in- en/of externe aanleidingen, zijn er per organisatie “softe” en “harde” opbrengsten in kaart te brengen. Zo heeft onderzoeksbureau McKinsey in 2012 een grootschalig onderzoek verricht naar de effecten van sociale technologieën binnen organisaties. Uit deze studie komt naar voren dat er maximaal 25.5% productiever gewerkt kan worden door de inzet van sociale technologieën. Zie onderstaande grafiek en overzicht.

sociaal Intranet -Business Case tabel besparingen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Veel ruimte voor besparing dus! In de Whitepaper “Sociaal Intranet – De Business Case” kan je uitgebreid lezen welke elementen binnen een organisatie je kan meenemen in het opstellen van je business case.  Ook wordt hier verder ingegaan op kosten en baten.

Zorg ervoor dat jouw intranet wel voldoet aan verwachtingen, weet wat er in je eigen bedrijf te besparen valt. Welke voordelen zijn te behalen. Zorg voor een positieve business case!

Vraag de Whitepaper “Sociaal Intranet – De Businesscase” aan of neem vrijblijvend contact op voor het aanvragen van informatie of het maken van een afspraak.