Sociaal Intranet Gemeente Amsterdam

Het eerste sociaal intranet bij de Gemeente

19 januari 2017

Het eerste sociaal intranet bij de Gemeente; LINK !

We schrijven 2010, en Amsterdam bestaat nog uit vele verschillende diensten en stadsdelen. Duizenden ambtenaren, verspreidt over de hele stad. Om daar meer binding te creëren werd de eerste stap gezet voor een plan wat destijds nog een “smoelenboek v2.0” werd genoemd. Het begrip “Enterprise Social Media” of “Sociaal Intranet” stond nog niet op de kaart, maar al snel werd duidelijk dat dat het uiteindelijke eindstation was. Eén platform, waarop elke ambtenaar een uitgebreid profiel had, wat naast contactinformatie ook veel nadruk legt op vaardigheden en kennis en door de medewerker zelf beheerd kon worden. Daarnaast, toegang tot interne microblog services, discussiefora en virtuele werkgroepen voor het snel kunnen delen van berichten en documenten met de juiste doelgroep. Een gemeentebreed sociaal intranet, zodat de kennis en ervaring van één medewerker niet beperkt bleef tot een klein eiland binnen een afdeling, maar potentieel beschikbaar was voor de hele gemeente.

Met Link is de basis gelegd, voor het Sociaal Intranet dat nu als “Share2Gether” zowel als standaard, als maatwerk Intranet, de markt verovert.

Gekozen werd voor een individuele aanpak met een club mensen waar maatwerk voorop staat. Het opzetten van een community vroeg flexibiliteit van het platform, en snelle realisatie van de wensen van de verantwoordelijke projectgroep en communicatiemedewerkers.  Daarnaast, niet onbelangrijk, moest de vormgeving tot op de pixel nauwkeurig aansluiten op de huisstijl van de gemeente. De mogelijkheid tot interne hosting garandeerde een sterke grip op toegang en veiligheid – een must, gezien de gevoelige informatie die binnen de verschillende werkgroepen gedeeld kon worden op het netwerk. Daarnaast konden, in samenwerking met de programmeurs en betreffende IT afdelingen, koppelingen worden opgezet met de interne actieve directories van de verschillende diensten, zodat iedere medewerker bij lancering al een basisprofiel had, wat actueel werd gehouden door regelmatige automatische synchronisatie.

De eerste versie werd in gebruik genomen door een beperkte groep pilotgebruikers. Een testvlucht om te kijken of het systeem daadwerkelijk toegevoegde waarde kon brengen. Ook hier hielp het om in direct contact te staan met de gebruikers van het platform, de uitvoerende organisaties. Nieuwe wensen op basis van voortschrijdend inzicht werden geïnventariseerd en konden in korte tijd omgezet worden in het systeem. Looptijd tussen feedback en implementatie waren geminimaliseerd, waardoor het project “momentum” hield en de gebruikers gemotiveerd werden te participeren.

Na de pilotfase, volgt productiegang. Grootste technische uitdaging was performance. Met een gebruikerspotentieel van 13.000 ambtenaren, en een zware informatiedichte landingspage, was het risico dat de destijds relatief bescheiden database- en webserver overbelast werd. Echter, het systeem biedt uitgebreide cache mogelijkheden voor verschillende onderdelen van een pagina, waardoor actualiteit van de informatie niet ondergeschikt hoeft te zijn aan performance. Jarenlang kon het systeem de belasting aan, zonder hardware upgrades aan de onderliggende IT infrastructuur.

Samenvattend is door een soepele samenwerking met communicatie- en automatiseringsmedewerkers een sociaal netwerk neergezet dat zijn positie binnen de gemeente snel had gevonden.

Nu ruim 5 jaar later is vanuit LINK het platform Share2Gether uitgegroeid tot een professioneel en gestandaardiseerd Sociaal Intranet Platform, dat eenvoudig en snel als standaard Intranet vanuit de Cloud in te zetten is en een grote diversiteit aan mogelijkheden en functionaliteit kent. Tevens kan voor iedere omgeving, vanuit de standaard, een passende maatwerkomgeving ontwikkelt worden, centraal of decentraal gehost. Pro-Online ondersteunt gemeentes en andere bedrijven middels een uitgebreid diensten pakket om succesvol en effectief een nieuw intranet in gebruik te nemen.

– Lorenz –

Meer informatie? Lees meer over Share2Gether, neem contact op of laat je terugbellen.

 
BEL MIJ TERUG